Арбітражний процес
Архітектура
Астрологія
Астрономія
Банківська справа
Безпека життєдіяльності
Біографії
Біологія
Біологія і хімія
Біржова справа
Ботаніка та сільське гос-во
Бухгалтерський облік і аудит
Валютні відносини
Ветеринарія
Військова кафедра
Географія
Геодезія
Геологія
Етика
Держава і право
Цивільне право і процес
Діловодство
Гроші та кредит
Природничі науки
Журналістика
Екологія
Видавнича справа та поліграфія
Інвестиції
Іноземна мова
Інформатика
Інформатика, програмування
Історичні особистості
Історія
Історія техніки
Кибернетика
Комунікації і зв'язок
Комп'ютерні науки
Косметологія
Короткий зміст творів
Криміналістика
Кримінологія
Криптология
Кулінарія
Культура і мистецтво
Культурологія
Російська література
Література і російська мова
Логіка
Логістика
Маркетинг
Математика
Медицина, здоров'я
Медичні науки
Міжнародне публічне право
Міжнародне приватне право
Міжнародні відносини
Менеджмент
Металургія
Москвоведение
Мовознавство
Музика
Муніципальне право
Податки, оподаткування
Наука і техніка
Нарисна геометрія
Новітня історія, політологія
Оккультизм
Решта реферати
Педагогіка
Поліграфія
Політологія
Право
Право, юриспруденція
Підприємництво
Промисловість, виробництво
Психологія
Психологія, педагогіка
Радіоелектроніка
Реклама
Релігія і міфологія
Риторика
Сексологія
Соціологія
Статистика
Страхування
Будівельні науки
Будівництво
Схемотехника
Митна система
Теорія держави і права
Теорія організації
Теплотехніка
Технологія
Товарознавство
Транспорт
Трудове право
Туризм
Кримінальне право і процес
Керування
Управлінські науки
Фізика
Фізкультура і спорт
Філософія
Фінансові науки
Фінанси
Фотографія
Хімія
Господарське право
Цифрові пристрої
Екологічне право
Екологія
Економіка
Економіко-математичне моделювання
Економічна географія
Економічна теорія
Ергономіка
Секретарское справу
Категорія: Діловодство

Введення

1. ТЕХНІЧНІ ЗАСОБИ Секретар-референт

Технічними засобами, якими найчастіше користується секретар,є: персональний комп'ютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем,машина для знищення паперів і копіювальний апарат. Секретар повинензнати, вміти і максимально використовувати наявні засоби для підвищенняоперативності та ефективності своєї праці.

1.1. Комп'ютер

Комп'ютер став незамінним в практиці секретаря і по праву займає місце
"номер один" на його робочому столі. Секретарю він допомагає виконувати широкийколо завдань:
1. складання та редагування документів;
2. реєстрація і контроль виконання документів;
3. зберігання та пошук документів, іншої корисної інформації;
4. прийом та передача документів по каналах зв'язку;
5. архівне зберігання документів;
6. організація свого робочого часу та часу керівника та ін

Сучасні комп'ютери відрізняються з архітектури та продуктивності.
Основу архітектури комп'ютера складають: системний блок, дисплей іклавіатура.
Головним елементом системного блоку є процесор. Ринок завоювалинаступні види процесорів: Intel Pentium, Intel Pentium Pro, Pentium II,
Pentium III, AMD K6-3, AMD Athlon. Номер процесора визначає маркукомп'ютера. Чим вищий номер, тим вище можливості комп'ютера. Маркакомп'ютера на робочому столі секретаря є показником рівнятехнічної оснащеності фірми.
Дисплей (монітор) призначений для відображення на екрані інформації,необхідної для користувача, про що відбуваються в комп'ютері процесах.
Клавіатура призначена для введення інформації. На клавіатурі знаходятьсяклавіші чотирьох видів:
7. алфавітно-цифрові;
8. функціональні;
9. зі стрілками;
10. керуючі.
У правій частині клавіатури розташовані клавіші, які можуть виконуватидві функції: клавіатури калькулятора і управління курсором на екрані.
Алфавітна клавіша може відтворювати або літеру українського алфавіту,або латинського. Для перемикання використовуються програмидрайвери клавіатури. Перемикання здійснюється натисканням певногосполучення клавіш, відповідного використовуваному драйверу. Додатково докомп'ютера можуть бути підключені миша, принтер, модем, факс-модем, сканер,Стример, пристрій архівації даних, інші пристрої та пристосування,що дозволяють розширювати можливості комп'ютера (збільшувати швидкодіюабо пам'ять, модернізувати введення/виведення інформації і т. п.).
Миша являє собою маніпулятор для введення інформації в комп'ютер. Уосновному використовуються миші з двома або трьома клавішами. Одну з найкращихмоделей миші пропонує фірма Microsoft. Для роботи з мишею необхіднийспеціальний килимок для запобігання її прослизання за рахунок надійногозчеплення кульки миші з поверхнею килимка.
Принтер призначений для виведення інформації в пам'яті комп'ютера напаперовий носій. Найчастіше використовуються струменеві та лазерні принтери.
Найкраща якість друку забезпечують лазерні принтери. У них для друкувикористовується принцип ксерографії: зображення переноситься на папір зспеціального барабана, до якого електрично притягуються частинкифарби. Друкуючий барабан електризується за допомогою лазера за командами зкомп'ютера. Принтери можуть здійснювати чорно-білу або кольоровий друк. Вониздатні друкувати як на звичайному папері, так і на прозорих плівках,конвертах, листівках .. Надійними, з високою швидкодією і гарнимякістю друку є лазерні принтери фірми Hewlett-Packard.

Факс-модем використовується для здійснення передачі електроннихдокументів, що зберігаються в пам'яті комп'ютера (введених з клавіатури, абосканованих з паперового носія, або отриманих по електронній пошті).
Конструктивно факсмодем може бути виконанийу вигляді плати, що встановлюється усередині комп'ютера, або у вигляді зовнішньогопристрою, що підключається до комп'ютера через послідовний порт. Уданий час широке застосування отримали факс-модеми Zyxel і Motorola,які забезпечують швидкість, якість прийому/передачі повідомлень, а такожінші можливості, достатні для повноцінної роботи в мережі Інтернет.

Сканер здійснює введення інформації з паперового носія в пам'ятькомп'ютера. У секретарської практиці використовуються сканери двох типів:протяжні для сканування окремих листів і планшетний для скануваннякниг та інших зброшурованих або переплетених документів.

Стример - пристрій резервного копіювання, призначений для збереженняінформації на жорсткому диску за допомогою запису її на касети з магнітноюстрічкою (ємність більше 60 Мб).

Пристрій архівації здійснює зберігання великих об'ємів інформації та доступ до неї з великою пропускною здатністю. Пристрій підключається до комп'ютера через порт. Запис інформації проводиться на магнітооптичні диски МО, Zip Drive (100 Мб), Jazz Drive (1 Гб). У локальній мережі один пристрій архівації може обслуговувати всі комп'ютери.

Можливості комп'ютера визначають:
- тип і тактова частота процесора;
- обсяг оперативної пам'яті і жорсткого диска;
- характеристики материнської плати ;
- характеристики відеокарти;
- наличие CD-ROM та звукової плати;
- можливість підключення додаткових пристроїв;
- можливість енергозбереження.

Комп'ютер секретаря-референта повинен мати достатні можливості дляроботи з редакторами текстів, електронними таблицями, базами даних і з
Інтернетом, бажано використовувати операційну систему Windows 98 і пакет
Microsoft Office 97 або 2000. Для цих цілей буде потрібно процесор Pentium ®
III 500 МГц або Celeron 466 Мгц з оперативною пам'яттю 64 Мб, обсягомжорсткого диска 6-10 Гб, графічним акселератором об'ємом пам'яті 4 Мб, 17дюймовим монітором з кроком маски не більше 0,26 мм і роздільною здатністю 1024x768пікселів при частоті кадрів не менше 85 Гц1. Необхідні CD-ROM, модем зпідтримкою стандарту V.90 і K56flex і мережева карта 10/100 Ethernet, миша зпідтримкою технології IntelliMouse. Для створення якісних документівповинен бути лазерний принтер HP LJ 1100. Така конфігурація комп'ютера,орієнтовною вартістю 2000S, відповідає сучасним вимогам офісноїпрактики.
На ринку комп'ютерів і комп'ютерних компонентів відбуваєтьсябезперервний процес оновлення елементної бази та програмного забезпечення,що призводить до швидкого морального старіння навіть самого, здавалося б,сучасного на даний момент обладнання.

1.2. Комп'ютерна мережа. Електронна пошта. Інтернет
Комп'ютерна мережа створюється для ефективного використання декількохкомп'ютерів, що виконують обробку однотипної документації. Комп'ютериз'єднуються в мережу за допомогою кабелю (телефонного, коаксіального) або здопомогою існуючої телефонної мережі. У деяких мережах кабелі невикористовуються: комп'ютери спілкуються за допомогою радіосигналів і світлових хвиль.
Комп'ютерна мережа дозволяє використовувати загальні ресурси, включені доскладу мережі: програми, бази даних, периферійні пристрої (дисковіпристрої великої ємності, сканери, принтери і т. д.). У мережі одинкомп'ютер великої продуктивності виконує роль файлового сервера,керуючого передачею даних і розподілом периферійних пристроїв.
Інші комп'ютери є робочими місцями комп'ютерної мережі. Серверздійснює збір та передачу інформації до центральної бази даних,що охоплює не лише управлінську, а й кадрову, бухгалтерськудокументацію. Це дозволить керівникові підприємства звертатися до документівсекретаря-референта, бухгалтера та фахівців підприємства, виводити їх наекран, проводити обробку документів, зведень, таблиць, обмінюватисядокументами та повідомленнями з співробітниками підприємства і з партнерами -контрагентами (за наявності в комп'ютерній мережі спеціальних пристроїв --модемів або факс-модемів).

Організації, розташовані в одній будівлі, встановлюють локальну комп'ютерну мережу (LAN). Коли мережа поширюється за межі офісу, вона називається глобальної комп'ютерної мережі (WAN).

Обмін електронними документами здійснюється за допомогою електронної пошти. Електронною поштою називають пересилання повідомлень з комп'ютера на комп'ютер на електронну адресу, що входить в комп'ютерну мережу. Доступ до комп'ютерної мережі забезпечує зв'язка комп'ютер - модем - телефонна мережа
- модем - комп'ютер. Адреса електронної пошти повинна мати позначку E-mail.
За такою адресою можна направити повідомлення з комп'ютера одному або декільком абонентам (одержувачам) одночасно

Електронна пошта надає користувачам наступні можливості:
1. надсилати документи адресатам, що входять в автоматизовану

інформаційну систему;
2. одержувати підтвердження доставки документів за призначенням;
3. виводити на екран дисплея отримані документи;
4. змінювати і редагувати документи, зберігати їх в пам'яті ПК і пересилати іншій особі;
5. роздруковувати отримані документи в необхідній кількості примірників;
6. надсилати документи одному користувачеві або групі користувачів системи за списком;
7. розставляти пріоритети, щоб починати роботу з найбільш важливою отриманої кореспонденцією;
8. складати і "прикріплювати" до документів резолюції, інші службові позначки про необхідність тих чи інших дій та терміни виконання.

Повідомлення, лист або замовлена інформація можуть бути покладені в ваш електронну поштову скриньку. Подивитись прийшла вам кореспонденцію можна, сидячи в офісі за своїм комп'ютером, зі своєї квартири за допомогою домашнього комп'ютера, з будь-якого іншого місця або іншого комп'ютера з модемом через телефонну мережу. Цікаву інформацію можна залишити в пам'яті комп'ютера, перенести на дискету або CD, при необхідності роздрукувати на принтері. Електронна пошта - одна з найбільш оперативних і відносно дешевих видів зв'язку.
Інтернет - глобальна мережа незліченної кількості різноманітних мереж,яка охоплює всю нашу планету. За даними дослідницької корпорації
IDC, послугами Інтернет користуються близько 90 млн. чоловік у світі і числокористувачів постійно зростає. Персональний комп'ютер, локальна іглобальна комп'ютерні мережі можуть бути частиною мережі Інтернет.
Суть створення такої мережі - швидкий пошук і отримання необхідноїінформації, а також поширення відомостей про себе практично у світовомумасштабі.
Мережа складається з величезної кількості серверів, підключених до мережі, тоТобто комп'ютерів, на яких зберігається і надається користувачамінформація. Інформація зберігається у вигляді графічних документів, такзваних "інтернетівських сторінок" (Web-site). Інтернет-сервер можевідкрити будь-яка фірма чи приватна особа, розмістивши інформацію про себе і своюдіяльності. Цей сервер має своє конкретне ім'я, наприклад, серверкомпанії Microsoft-www.microsoft.com. Користувач Інтернет може
"подорожувати" від одного сервера до іншого або з одного Web-сторінки доінший. підключення до Інтернет забезпечують фірми-провайдери. Можна користуватисябазовими послугами Інтернет, такими як електронна пошта, робота з World
Wide Web (WWW) і Gopher, а також вести переговори з мережевої телефонногозв'язку.
Електронна пошта Інтернет - це найбільш популярна і часто використовуванапослуга Інтернет. Кожен користувач мережі Інтернет отримує при реєстраціїсвою поштову адресу. Електронна пошта використовується для ведення діловоїлистування; для передачі повідомлень; для ведення дискусій з однією людиноюабо з невеликою групою людей з різних тем (можна підписатися набудь-якої групи новин Usenet).
Мільйони користувачів мережі Інтернет з усіх можливостей Інтернет частішевсього використовують лише електронну пошту.
WWW - Всесвітня інформаційна мережа, що дозволяє знаходити будь-якуінформацію на різних серверах і використовувати гіпертекстові документи,що мають посилання на інші пов'язані з ним документи.

Gopher - служба мережі Інтернет, заснована на використанні меню,що дозволяє здійснювати пошук інформації по заголовку.
Для орієнтування в WWW-або Gopher-просторі по тій або іншій темістворюється і підтримується віртуальна бібліотека. Кожна сторінка такийбібліотеки містить електронну адресу упорядника розділу бібліотеки,який достеменно знає, що і як можна знайти за конкретною темою.

Програми, що забезпечують переговори через Інтернет, дають можливістькористувачу Інтернет-телефону зателефонувати не лише щодо конкретного номеру,але і з'єднатися через віртуальний сервер з випадковими абонентами, а такожпередати співрозмовникові візуальну інформацію.

1.3. Телефон. Радиотелефон. Пейджер. Стільниковий зв'язок

Сучасний телефон не даремно називають комп'ютеризованим.
Багатофункціональний телефон може володіти багатьма корисними для роботисекретаря функціями, які потрібно враховувати при виборі телефону для вашоїфірми, наприклад:
1. автоматично додзвониться за потрібною номеру;
2. автоматично набере номер, який є в пам'яті;
3. спростить та прискорить дозваніваніе до абонента в іншому місті;
4. автоматично додзвониться до абонента у вказаний вами час;
5. попросить абонента передзвонити за вказаною вами номером;
6. запише інформацію, передану абонентом на автовідповідач;
7. запам'ятає час і дату дзвінка;
8. покаже тривалість розмови;
9. містить в пам'яті необхідні вам номери телефонів (в запіснойкніжке);
10. покаже вам день тижня, число, місяць, рік і точний час;
11. 8 будильників нагадають про необхідність зателефонувати за вказаним телефоном і самі зроблять набір номера;
12. забезпечить конфіденційність при знятої трубці телефону, якщо секретарю знадобилося відійти на якийсь час;
13. вбудований гучномовець дозволить вести розмову при покладеної трубці.

В даний час багато фірм перейшли на радіотелефони. У цих телефонахсигнал на шляху від АТС до абонента проходить деяку відстань не попроводів, а по радіо. Тому відстань, на якій можливий зв'язок,залежить від безлічі факторів, що впливають на поширення радіохвиль, такихяк розташування або передавального пристрою одержувача на місцевості (узападині або на пагорбі, всередині залізобетонного будинку або серед багатьохбудівель, що заважають проходження радіохвиль). Зв'язок погіршується, якщорадіотелефон опиняється поряд з високовольтною лінією, під час грози інавіть під час сильного дощу або снігопаду.
Радиотелефон - не така вже й новинка. Він з'явився ще в п'ятдесяті роки,але широкого розповсюдження тоді не отримав через біль-щлх габаритів іваги.
Радіотелефон - це телефонний апарат, сполучений із радіостанцією,який з'єднується з телефонною станцією не по дротах, а по радіоканалу.
Дальність дії радіотелефону визначається в основному потужністювбудованого в нього передавача, розмірами і розташуванням його антени, атакож антени центрального вузла. Зазвичай ця дальність складає 60 - 100км, тобто покриває велике місто з передмістями. Всі радіотелефони у ційзоні використовують порівняно невелика (не більше декількох сотень) числоканалів (частот), по одному розмови на кожному каналі. Оскількилише деякі абоненти використовують телефон майже безперервно, число телефонівможе перевищувати кількості доступних каналів у п'ять - десять разів і складатимекілька тисяч.
Радіотелефони зручно встановлювати на автомобілях.
Оплата за розмови по радіотелефону, частіше за все, стягується щохвилини.
Іноді в абонентську плату включається вартість певного відрізкучасу, наприклад, 30 хвилин щодоби. У цьому випадку ви додатковооплачуєте тільки те час, на який перевищили поточний ліміт.
Для оперативної передачі повідомлень може використовуватися також пейджер.
Пейджер - це малогабаритний цифровий приймач інформації з екраном длявиведення прийнятих повідомлень. Повідомлення, адресоване пейджеру, він приймає впам'ять і звуковим сигналом інформує про це власника. Можна переглянутиповідомлення на екрані відразу або зробити це пізніше. Якщо ви придбалидвомовний пейджер компанії Multi Page з російською і латинською алфавіту,необхідно знати, що крім послуг (інформації про курс валют, погоду,пробки на дорогах) абонент отримує можливість передати повідомлення нетільки російською, а й англійською мовами. Передане повідомлення наросійською мовою ваш іноземний партнер відразу отримує англійською, такяк операторами компанії працюють синхронні перекладачі. У пам'яті пейджераможе зберігатися кілька повідомлень, так що якщо ви не зможете прочитатиповідомлення відразу ж, воно не буде затерто знову надійшли. Зона діїпейджингового зв'язку - до 100 км. Можна також використовувати пейджингового зв'язкудля міжміських?? х повідомлень (роумінг). Для передачі інформації на пейджер вцьому випадку необхідно набрати міжміський номер. Деякі пий-джінговиекомпанії пропонують інший варіант міжміського зв'язку:раутінг. У цьому випадку номер телефону фірми залишається московським, аоператор сам посилає інформацію в інше місто.
Крім того, пейджинговий зв'язок дозволяє відсилати повідомленнябезпосередньо з комп'ютера, не вдаючись до допомоги оператора, тим самимзабезпечуючи конфіденційність комерційної інформації.
Однією з найкращих компаній, що забезпечують якісну та надійний зв'язок навелику відстань, є Moscom Paging
Основна відмінність від звичайного стільникового радіотелефону в тому, щотериторія, що обслуговується стільникового радіозв'язком, розбивається на багатоневеликих зон радіусом у кілька сотень метрів до кількох кілометрів,кожна з яких обслуговується своїм передавачем. Ці зони на планіміста та передмістя нагадують малюнок бджолиних стільників, від чого і відбулосяназва цього виду зв'язку. Оскільки, в порівнянні зі звичайнимрадіотелефоном, зв'язок встановлюється на значно меншу відстань,передавач стільникового телефону може мати набагато меншу потужність, аотже, і габарити. Мобільний радіотелефон звичайно виконаний у виглядітелефонної трубки. Стільниковий радіотелефонний мережа забезпечує надійнузв'язок, конфіденційність, вихід на міську телефонну мережу, наміжміські та міжнародні лінії зв'язку, велику зону обслуговування нетільки в місті, а й за його межами (у заміських будинках, в санаторії,віддаленому промисловому об'єкті), куди прокладання кабелю економічнонедоцільна.
Уже в найближчому майбутньому планується впровадження нової системи зв'язку,передавальної не тільки звукову інформацію, але й цифрову, електронну Такимчином можна з'єднати комп'ютери абонентів в єдину інформаційнусистему не за допомогою кабелю, а за допомогою радіохвиль.

1.4. Факс
В даний час, з урахуванням вимог оперативності в бізнесі, все частішевикористовується факсимільний зв'язок Якщо ви не в змозі вислати контрактнегайно, замовник може знайти іншого виконавця Якщо ви не можетепродемонструвати новий ескіз відразу після його розробки або терміновопереслати прайс-лист, ви ризикуєте втратити клієнта Незаперечнимиперевагами факсу є оперативність і простота в експлуатації.
Факсимільний апарат - це, по суті, копіювальний апарат, якийнадає можливість копіювати будь-який документ на відстані,задіюючи звичайні телефонні канали.

Недорогі і тому найпоширеніші моделі телефаксів

використовують рулонну термобумагу. Сигнали, що надійшли на приймач факсу потелефонної лінії, несуть інформацію про переданому документі. Післяобробки сигналу формується копія документа іза допомогою точкового нагріву спеціальної термочутливий паперивідбувається роздруківка отриманого документа. Так як термобумагавипускається в рулонах, то і роздрукований документ скручується що робитьроботу з ним не зовсім зручною. Такий документ необхідно оберігати відсонця, нагрівальних приладів, тому що від нагріву термобумага темніє.
Контрастність і читаність такого паперу погіршується і при триваломузберіганні. У багатьох сучасних моделях факсів використовується більш щільна
"супертермобумага", яка менше скручується, витримує сильнішийнагрів і дозволяє одержати більш яскраву копію
Після передачі факсимільного повідомлення багато факси передаютьавтоматичний звіт-підтвердження про те, що повідомлення передано і отриманоза призначенням Крім того, завжди можна роздрукувати повний звіт проотриманих та переданих повідомленнях
Багато телефакси, особливо складні і дорогі моделі, забезпечуютьбезліч додаткових функцій, таких як:виведення документа на звичайний папір,
2. режим корекції помилок (факс запитує повторну передачу рядка, в якому виявлено помилку),
3. відкладена передача, яка дозволяє, підготувавши документ до передачі, відправити його в заданий час, наприклад, вночі, коли тарифи на міжміські переговори значно нижче,
4. пам'ять на кілька десятків сторінок, в яку приймаються факси, якщо папір вийнята або закінчилася, з наступним друкуванням, в цю ж пам'ять можна завантажити документи для подальшої їх передачі у вказаний вами час або розсилання декільком адресатам,
5. відхилення непотрібних дзвінків - ігнорування викликів, зроблених з телефонів, які не містяться в пам'яті швидкого набору
Як приклад такого "супертелефакса" можна навести останнімоделі фірми "XEROX" Ці апарати з лазерним аплікаційна форма,використовують звичайний папір, мають всі описані вище можливості, а такожбезліч інших Пам'ять вміщає 35 сторінок з можливістю розширення до 180
Лоток на 250 листів практично виключає можливість витрачання всійпапери навіть при великому обсязі надійшли факсів Крім того, можназакласти в пам'ять для відкладеної розсилки до восьми різних документів,кожен зі своїм списком розсилки
При передачі конфіденційних документів факсом на вашому і приймаючійапараті повинні бути ідентифікаційні коди для запобіганнянесанкціонованого доступу та отримання секретної інформації Якщо кодищо передає і приймає апаратів не збігаються, передача не відбудеться. Уфаксу використовується також функ-ція опитування (Polling), яка дозволяєвикликати передачу повідомлення з іншого апарата шляхом простого дзвінка йому.
Функція захищеного опитування забезпечить конфіденційність при прийомідокументів: щоб отримати документ з іншого апарата, потрібно знанняйого коду.

Заслуговує на увагу багатофункціональний пристрій "MEDLEY", що складаєтьсяз кольорового принтера, сканера і факсимільного апарата. Такийфакс/сканер/принтер сконструйований для підключення! до персональногокомп'ютера, з тим щоб весь набір офісних процедур (сканування, друк,копіювання, збереження в пам'яті ПК і передачу документів) здійснювати здопомогою одного пристрою. Цікавими для користувача можуть бути мопіри
(mopier) HP OfficeJet 590, що поєднують можливості передачі факсимільнихповідомлень, копіювання документів, їх сканування з можливостями кольоровогоструменевого принтера

1.5. Копіювальні пристрої
Для копіювання документів найчастіше застосовуються апарати фірми "XEROX",добре зарекомендували себе, тому більшість копіювальних засобівзазвичай називають ксероксами

Робота на ксероксі не викликає особливих труднощів Якщо апарат неувімкнено, увімкніть його та дайте час на його прогрівання В залежності від маркиапарату воно може бути від 20 секунд до 1 - 2 хвилин. Потім необхідно:
- Підняти кришку, покласти оригінал копируемого документа лицьовою стороною на скло. Оригінал формату А4 кладеться, як правило, в лівий верхній кут скла,
- Перевірити розмір копії. Якщо копія потрібна без зменшення або збільшення, розмір встановлюється 1.1 або 100%;
1. переконайтеся, що в апараті є папір для копій;
2. натисніть зелену кнопку,
3. візьміть готову копію з вихідного лотка і не забудьте взяти оригінал.

Копіювання можна перервати в будь-який момент натисканням червоної кнопки "СТОП".

Майже всі ксерокси дозволяють виготовити копію збільшеного абозменшеного розміру. Збільшення і зменшення задається двома способами:вибором однієї з фіксованих величин збільшення (зменшення), наприклад,
А5-> А4 або А4-> АЗ, або безпосереднім завданням величини масштабування ввідсотках.
Щоб використовувати один з фіксованих коефіцієнтів масштабування,виберіть його, натискаючи кнопку, розташовану під поруч цих коефіцієнтів.
Можна задати потрібну вам ступінь збільшення/зменшення і натисканням кнопок
"вниз" та "вгору", розташованих під індикатором масштабування. Привиготовленні збільшених (або зменшених) копій оригінал і аркуш паперу,подаються в апарат, обов'язково повинні бути орієнтовані однаково. Якщови хочете на аркуші формату А4 зробити копію з листа формату A3, ви повиннівикористовувати обхідний лоток і розташувати лист для копії горизонтально.

Все ширше використовуються ксерокси, які можуть робити кольорові копії.
Недоліком таких копірів є не завжди задовільний суміщення кольорових зображень.

В сфері малого бізнесу використовуються портативні копіювальні апарати фірми "CANON", які відрізняються високою якістю і надійністю.

Копіри Canon FC 210 FC 230 і досить легкі (вага - 7, 6 кг) і дуже компактні апарати, що мають спеціальну ручку для перенесення. Вони не вимагають попереднього нагріву і мають автоматичне відключення.
Швидкість роботи - 4 копії в хвилину. Оригіналами можуть бути листи, книги, альбоми не більше формату А4. Копії виконуються на папері щільністю до 128 г/м2, кальці, поштовій листівці, плівці для діапроектором, призначеної для презентації.

Апарат FC 230 має не тільки ручну, а й автоматичну подачу паперу зі стопки до 50 аркушів, а також автоматичне керування насиченістю копій.

Більш потужні копіри моделі FC 770 працюють зі швидкістю 12 копій нахвилину. Автоматична подача папір виготовляється з стопки до 250 листів.
Можливе збільшення та зменшення копії від 70% до 141%.

1.6. Пристрій для знищення паперів

Важливе місце в комплексі заходів щодо захисту фінансової, комерційної та іншої інформації, яка містить конфіденційну інформацію, займає проблема знищення всіляких носіїв інформації: паперових документів, копіювального паперу, картриджів від друкарських машин і принтерів і т . д., при утилізації яких потрібно ретельне подрібнення. Для цього використовуються спеціальні пристрої для знищення паперів - шредери.

Шредери фірми "ЄВА" поєднують сучасний підхід до утилізації носіїв і забезпечують збереження конфіденційності інформації Такі пристрої, як
PERSONAL 1022 S, DINO, CENTRAL 8061 SP , SPECIAL 4032 С, TEAM 3139 З можуть переробляти папір шириною від 220 мм до 610 мм з разовою завантаженням від 8 до 350 аркушів в залежності від обраної моделі При цьому ступінь подрібнення носіїв інформації (ширина різання) від 3,8 мм до 0,6 мм, що забезпечує достатній рівень секретності. 7.7. Основні правила техніки безпеки
При використанні будь-якого устаткування необхідно дотримуватися основнихправила техніки безпеки:
1. перш ніж приступити до експлуатації технічного засобу, потрібно прочитати інструкцію і дотримуватися її;
2. вимикати вилки з розеток у разі тривалих перерв у роботі і обов'язково при догляді з приміщення;
3. проводити профілактичний ремонт технічних засобів сервісної службою;
4. усувати великі неполадки чи пошкодження обладнання тільки фахівцями;
5. знати і вміти, де і як можна відключити електроживлення у разі надзвичайних обставин;
6. не використовувати в роботі зламані вимикачі, розетки, проводи з поганою ізоляцією, нещільні з'єднання електроприладів, незаземленій обладнання.

2. РАБОЧИЙ ДЕНЬ СЕКРЕТАРЯ
Робочий день секретаря схильний до різких змін, яківажко передбачити або прогнозувати. І все-таки не слід пускати його насамоплив. Практика показує, що робочий день, побудований за принципом
"спочатку сплячка, потім розгойдування, а потім гарячка", не дає бажанихрезультатів. Головними умовами успішної діяльності секретаря-референтазалишаються: - планування майбутніх справ; - встановлення оптимальногоритму праці; - поступове входження в роботу і обов'язкове чергуванняпраці та відпочинку.

2.1. Планування
Планування може бути на день або тиждень, місячне або квартальне,річне. При плануванні роботи на день необхідно враховувати наступне.
Не можна починати робочий день "з місця і в кар'єр". Як досвідчений автолюбительперед поїздкою прогріває мотор машини, так і секретар спочатку повиненобміркувати майбутній день і скласти план, виділивши найбільш термінові і важливісправи.
що повторюються з дня на день роботи рекомендується планувати на один ітой же час робочого дня, наприклад, обробка отриманої кореспонденціїприпадає, як правило, на ранок.
Необхідно свій робочий день організувати таким чином, щоб протягомусього робочого часу допомагати керівникові у виконанні намічених їмзаходів. Інформувати керівника про щось краще заздалегідь: за годину, аякщо захід важливе, то й за день. Це можливо лише в тих випадках,коли плани секретаря координуються та узгоджуються з планамикерівника. Основна інформація, як правило, передається з ранку. УПротягом дня повідомляється лише щось екстрене.
У багатьох країнах світу секретарі застосовують спеціальні плоскі папки -гармошки, сторінки яких розписані по днях місяця. Крізь вирізи у правомукутку папки видно вкладені туди документи, записки-нагадування, дорученняшефа, які треба виконати до певного терміну.

2.2. Оптимальний ритм роботи
Науково доведено, що продуктивність роботи залежить від дня тижня і відчасу доби. При плануванні робіт секретар повинен знати, що найбільшсприятливий час для виконання творчих або важких завдань з 10годин ранку і до 12 годин. Потім слід деякий спад активності і вдругій половині дня працездатність найбільш висока від 14 до 17 годин.
Після чого вона неухильно падає, і, якщо випочинаєте кропітку роботу з перевірки документа після 18 годин недивуйтеся, що вранці шеф виявить у ньому помилки.
Корисно знати, що робочий тиждень теж має свій цикл. Понеділокє днем входження в робочий ритм. У цей день не варто починативажливі справи. Не забувайте приказку "Понеділок - день важкий"! Моваминародів інших країн є маса подібних висловів. Пік робочої активностіприпадає на вівторок з 10 до 13 годин потім працездатність поступовознижується.
вівторок, середа і четвер є найбільш продуктивними днями тижня, адо п'ятниці накопичується втома, і в цей день у багатьох думки зайняті тим,як краще відпочити в майбутні вихідні.
Тому важливі справи (переговори, зустрічі) призначають на середину тижня.
Система роботи "запоєм" кілька годин підряд без перепочинку, а потімтакий же відпочинок - шкідлива і безглузда звичка! Повинен бути певний ритмз чергуванням праці та відпочинку. Ритмічна, розмірене робота не викликаєвеликої втоми, а віддача від неї більш висока.
Не варто забувати про втому очей. При великому обсязі робіт здокументами або на ПК очі дуже швидко втомлюються. Непогано знімає напругуочей спеціальна очна гімнастика, очні краплі "Vizine" або таблетки
"Strix", виготовлені з екстракту чорниці.
В ідеалі секретар повинен чергувати кожні 45 хвилин роботи на ПК з 15 --хвилинною перервою, при цьому тривалість щоденної роботи накомп'ютері не повинна перевищувати 4 години.
Не рекомендується також братися за всі справи відразу, тому що неможливозробити одночасно дві роботи однаково добре, і тоді неминучіконфліктні ситуації. Важливо також навчитися виробляти в собі якийсьавтоматизм дій: в обробці вхідних і вихідних документів, у роботіна персональному комп'ютері, у виконанні інших технічних завдань.
Професія секретаря має на увазі понаднормову роботу. Більшістьфахівців з менеджменту вважають, що, якщо вам необхіднододатковий час дуже часто, значить ви не змогли організувати свійдень так, щоб все встигнути в строк або виконуєте дуже великий об'ємроботи.

Але часом трапляється, що у секретаря немає роботи. У такі моменти простопостарайтеся виглядати діловий, неважливо - зайняті ви чи ні. Головне, невиглядати так, ніби вам нікуди себе діти.

2.3. Приблизна схема робочого дня секретаря
ПЕРША ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ
1. Прийти на роботу за 15 хв. до приходу керівника для того, «щобпривести себе в порядок, перевірити стан робочих місць (свого ікерівника), скласти або уточнити план на майбутнійдень.
2. Підібрати відповідно до плану потрібні документи і справи.
Отримати кореспонденцію, ознайомитися зі змістом і зареєструвати.
Відкласти документи, що вимагають першочергового рішення керівника.
По інших документів (якщо є відповідний досвід) підготувативаріанти можливих відповідей або розподілити по виконавцях. Досвідченийсекретар ніколи не покладе на стіл керівнику всю кореспонденцію,попередньо не пропрацювавши її. Рекомендується для полегшення ознайомленнякерівника з кореспонденцією виділяти основну думку шляхом підкресленняфломастером або марці ром. Крім того, секретар повинний підібратидокументи, що відносяться до питань, що містяться в Кореспонден?? ції, щобкерівник міг глибше вивчити питання і прийняти правильне рішення.

5. Подивитися надійшли огляди, звіти, відомчі видання,запрошення, а також повідомлення про конференції, зустрічі, ювілейнихурочистостях та інших заходах. Дати та час проведення всіх заходівзаписати у своєму календарі-органайзері.
6. Розкласти надійшла кореспонденцію в залежності від терміновостівиконання. Телеграми, термінові факси негайно передати керівнику.
7. Залишити у себе документи, необхідні для поточної інформаційно -довідкової роботи.
5. Доповісти керівнику про отриманої кореспонденції.
8. Уточнити разом з керівником зміст намічуваних заходів напоточний день (і на наступний). Якщо виникають зміни, то секретарповинен зробити відповідні позначки у своїх записах. Треба уточнитивідповідність записів у своєму щоденнику і щоденнику керівника.
Послідовність заходів повинна бути однаковою. Різниця буде взаходах секретаря з виконання наміченого. Наприклад, якщо укерівника зроблений запис "в 15:00 бути на нараді", те в секретаря вонабуде виглядати так: "14:20 - нагадати про нараду, повідомити водієві
(телефон), щоб

подав машину не пізніше 14:30 ".
10. Передати по телефону (або особисто) вказівки керівникавідповідним виконавцям про истекающих терміни виконання документів.
11. Робота з відвідувачами, телефонні переговори (протягом

усього дня).
12. Підшивка виконаних документів у справи.
13. Виконання робіт на комп'ютері.

14. Організація копіювання документів відповідно до вказівок керівника.

другій половині робочого дня
15. Продовження роботи з відвідувачами і на телефоні.
16. Збір та підготовка для підпису виконаних документів.

17. Доповісти керівнику про виконаних документах, взяти в керівника відпрацьовані ним документи.
18. Обробити і відправити вихідні документи адресатам.

19. Намітити заходи на наступний день.

КІНЕЦЬ РАБОЧЕГО ДНЯ

20. Переглянути свій щоденник і проінформувати відповідні відділи про необхідність підготовки до проведення певних заходів (прийом делегації, підготовка до наради, замовлення готелі і т. п.).
21. Якщо керівник залишається працювати після закінчення робочого дня,забезпечити його всією необхідною інформацією, матеріалами.
22. Привести в порядок своє робоче місце, забрати документи, закрити наключ сейф, всі шафи з документами, виключити з мережі технічні засоби.

2.4. Використання комп'ютера для планування робочого дня

Хорошим помічником секретаря при плануванні робочого дня може служити
ПК. На ринку програмних продуктів пропонується багато цікавих розробок, які надають в розпорядження користувача: календар, телефонний довідник, перелік завдань, блокнот і т.п. Найбільш популярними серед них є інформаційні системи Lotus Organizer і
Outlook.

Програма Lotus Organizer надає безліч можливостей для ефективної організації робочого часу сек

Теги:Секретарское, справа